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​适用范围：本指南仅适用我校举办国际学术会议申报，请仔细阅读本指南，如有任何问题请到国际合作与交流处咨询。申办国际学术会议请提前四个月将以下完整申请材料交给国际合作与交流处，如表格填写不完整或材料不齐全，将不予受理。举办线上国际会议的申报流程与线下会议申报流程一致。

一、申报程序

步骤一：会议申请单位准备报送材料

1.填写《江西科技师范大学举办国际学术会议申报审批表》（附件1）。该表完成校内审批流程后，原件留存国际合作与交流处，申报单位留存复印件。

2．举办召开国际会议的请示报告，其内容包括：举办国际学术会议的必要性，会议的预期效果，具备哪些条件，会议的正式名称、性质，主办承办协办单位名称，会议议题和主要内容，举办时间、会期、地点（精确到会议室），与会人员范围、总数及外宾人数及国籍，经费来源，相关涉台和其他敏感问题及对策，有关国际组织情况等。

3.会议具体日程议程安排（写清楚几月几日几点到几点分别进行的日程）；

4.国际会议介绍和有关背景材料；

5.拟邀请参会人员名单（要求列出拟参会人员的姓名，所在单位 及职务；国内、国外、港澳台地区人员分开列）；

6.会议组织情况（包含有：大会主席、大会程序主席、大会组织主席、会议论文出版、会议宣传、会议协调与会务等；学术委员会拟定名单（内容包括中/英文姓名全称、国籍、工作单位、职务职称；会议组织委员会拟定名单（内容包括中/英文姓名全称、国籍、工作单位、职务职称）；

7.会议经费预算详情（写清经费来源、会议支出预算详情和会议论文出版费用等）；（按照《在华举办国际会议经费管理办法（财行〔2015〕371号）》、《江西科技师范大学会议费管理办法（赣科大发[2019]4号）》等文件执行）

8.国（境）外代表参会情况说明（写出会议规模、总人数，拟邀请来的国内来宾人数、外宾人数、港澳台地区人数。已确定的外宾人数和将要确定的外宾人数）。

9.每位外籍与会人员的个人简历或简介。简介需体现国籍、现工作岗位、参会必要性等因素。

以上材料一式两份，纸质文字版和电子版材料提交至国际合作与交流处。

步骤二：校内审批并发公文

1.在《江西科技师范大学举办国际学术会议申报审批表》的校内审核程序完成后，由国际处报学校审定，学校批准后由主办单位草拟报送教育厅的请示公文，并把公文草稿提交给国际合作与交流处。与公文一同提交以下附件：

a.拟邀请参会人员名单；

b.会议组织情况；

c.会议经费预算详情；

d.会议具体日程；

e.国（境）外代表参会情况说明。

2.国际处审阅并提交校领导签字审批，通过后交校办印发江西科技师范大学关于举办国际学术会议的红头公文。

步骤三：国际处向省级主管部门报批

1.把该公文原件（一份）连同附件一起报送至省教育厅国际处审批；

2.经省教育厅审批后，由国际合作与交流处专管员取回，报送省外办审批；

3.省外办向省政府秘书处报批；

4.省政府审批通过后，发出审批批件；

5.国际处外事专管员前往省外办获取省政府批件，并转交给会议主办单位。

步骤四：邀请外方人员（除港澳台地区）来华手续

1.主办单位根据邀请的外方人员名单填写《邀请外国人员来赣申报、审批表》（附件2）（填好后，交给国际处外事专管员办理签字盖章手续）；

2.来华外方人员的护照复印件随同已完成的《外国人来华签证申请表》，由国际处外事专管员报送省教育厅国际处审批；

3.省教育厅审核批准后，由国际处外事专管员转交至省外办（需告知外办经办人：被邀请人来华签证的城市）；

4.省外办审批后，发出《邀请确认函》、《被邀请人员名单》，由国际处外事专管员前往取回并交给会议主办单位。

5．会议主办单位将以下材料原件用国际快递寄给被邀请来华人员，用于办理来华签证(国际快递能在7个工作日内寄达被邀请人。被邀请人在我国驻各国领事馆办理来华签证一般需2-4周)。

a.邀请外方人员来华的邀请函

b.《邀请确认函》

c.《被邀请人员名单》

如果是邀请港澳台地区人员，只需给被邀请人寄送邀请函原件。

    6. 国际处外事专管员将外方来华人员名单报送给校保卫处。

    以上为举办线下会议邀请国境外专家入境审批手续，如果不需要入境仅线上出席会议不需办理此程序。

步骤五：会后相关工作

    1.会议结束后，会议主办单位应及时在学校主页（或单位网站上）针对该会议的成功举办进行报道（在校主页发新闻，联系校党委宣传部）。

    2.会议闭幕后一个月内向国际处、科研处提交《江西科技师范大学举办国际学术会议总结表》（附件3）及相关图片资料4-5张（图片需附文字说明），同时提交电子版和纸质版。会议总结报告（内容要求见附件4）需报政府审批部门备案，作为会议效益评估材料，用以下一年度国际会议计划审批的参考依据。 

    3.会议主办单位应将有关会议始末的全套材料（包括会议通知、名册、提交论文、批文及有关会议的录音、录像、照片及会标、会议报道、会议总结报告等有保存价值的材料）交学校档案馆存档。

  二、有关要求和注意事项

    1. 一般学术会议，不邀请省、市以及国家领导出席。如属高规格国际会议，需请省、市领导人出席开幕式，会议主办单位应在会议申报获批后，在会议召开前三周向省教育厅、省政府提出书面申请（附会议名称、内容、开幕式议程、主要代表名单及简历、领导发言稿）并报学校国际处。未经批准，任何单位和个人不得擅自邀请。

    如召开重要会议，请学校领导出席会议开（闭）幕式，主办单位应提前两周将电子版申报材料及领导发言稿报学校校长办公室，同时抄转国际处。

    2. 获批会议不得随意更改会议名称、主题、议题、会议性质、规模、会议地点和时间等。如需更改，须在原定会议时间的前三个月向国际处申报。

    3. 在会议的筹备及举办过程中，会议主办单位和学术负责人必须严格把关，防止出现“两个中国”或“一中一台”等敏感问题，尤其是会议的论文集和所有文字材料中不得出现此类问题。

三、涉外注意事项
    1．对国际组织要求在我国举办学术会议，需区别情况对待，如我国是该组织的成员国，应尽会员国义务，可考虑同意在我国举办；对我未参加的国际组织要求在我国举办会议，应认真研究利弊，慎重对待；
    2．原则上不邀请未建交国家人员出席会议。如有特殊需要，须事先通过校国际处报省外事办审批；
    3．原则上不邀请外国记者和外国驻华使、领馆人员参加会议，如需要，则须专案报批；
    4．一般不承诺外国代表的会后旅游事宜；
    5．注意内外有别，严格执行国家有关保密规定；
    6．一切涉外事宜，要及时请示报告，未得允许，任何人不得随意对外表态或解释。

附件1：举办国际学术会议申报审批表

附件2：邀请外国人员来赣申报、审批表

附件3：举办国际学术会议总结表

附件4：国际会议总结报告内容提纲

附件5：会议经费预算表   

附件1-举办国际学术会议申报审批表.doc附件2-江西省邀请外国人员来赣申报、审批表（2017版）.doc附件3-举办国际学术会议总结表.docx附件4-国际会议总结提纲.docx附件5-会议审批及预算表（学校财务处）.docx​